Pipeline de ventas: etapas, métricas y plantilla

Un pipeline de ventas es la lista de todas las oportunidades de venta abiertas, ordenadas según la etapa en la que se encuentran, desde el primer contacto hasta el cierre. No necesitas una herramienta cara: bastan entre seis y nueve etapas con criterios claros para entrar y salir de cada una, cuatro métricas y una tabla que actualices cada semana.

Este artículo te ofrece las tres partes, una plantilla para copiar y una explicación de cómo se desarrolla realmente la fase inicial en LinkedIn.Actualizado a 28 de septiembre de 2026.

Pipeline de ventas, embudo de ventas y previsión de ventas: tres términos, tres preguntas

Las tres palabras suelen confundirse. Pero responden a preguntas distintas, y distinguirlas te ayuda a tomar mejores decisiones.

El pipeline es la lista de trabajo; el funnel, el análisis de esos mismos datos; y el forecast, la proyección basada en ellos. Los tres parten de un pipeline bien gestionado. Al revés no funciona: si no mantienes las etapas al día, cualquier forecast es una conjetura.

El artículo explica qué se considera un lead y cuándo un contacto pasa a ser un lead cualificado.¿Qué es un lead?. El pipeline interviene justo en ese punto.

Las etapas de un pipeline B2B con criterios de entrada y salida

Una etapa solo es útil si todo el equipo aplica el mismo criterio para decidir si un deal pertenece a ella. Por eso, cada etapa tiene un criterio de entrada verificable. El criterio de salida es siempre la entrada en la siguiente etapa o la decisión de marcar el deal como «perdido».

Los roles son un ejemplo para un equipo en el que el primer contacto y el cierre están separados. Si trabajas por tu cuenta, tu nombre aparece en todas las filas. Más importante que el rol es que cada fila tenga un solo nombre.

Dos reglas mantienen claras las etapas. Primera: un acuerdo nunca retrocede de etapa. Si, después de enviar una propuesta, la conversación vuelve a quedar abierta, el acuerdo permanece en «Propuesta» y la siguiente acción indica qué falta. Segunda: «Perdido» es una etapa, no un fracaso. Cerrar un acuerdo como perdido con honestidad mejora tus cifras más que tener diez estancados durante semanas en «En conversación».

La fase inicial en LinkedIn: seis pasos hasta conseguir una reunión

Si captas clientes a través de LinkedIn, hay más pasos intermedios antes de la primera reunión que en el modelo tradicional. Conviene dividir esta fase con más detalle, porque es donde se pierden la mayoría de los contactos. Si no lo haces, no verás en qué punto se pierden.

1. Público objetivo:La persona está en tu lista, creada a partir de una búsqueda de personas en LinkedIn o de una búsqueda en Sales Navigator.
2. Visitado:Ya has revisado el perfil. Es el momento de encontrar un buen punto de partida para el primer mensaje.
3. Conectado:La solicitud de contacto ha sido aceptada. Si conviene enviarla con o sin nota, lo veremos enConectar en LinkedIn: con o sin mensaje.
4. Conversación:La persona ha respondido a tu mensaje inicial o a un mensaje de seguimiento.
5. Cualificado:En el chat se ha confirmado que existe una necesidad y que estás hablando con la persona adecuada.
6. Cita:Habéis concertado una reunión. Cómo pasar del interés a la reunión en el chat se explica enPor qué fracasan muchas reuniones por LinkedIn y cómo conseguirlas aun así.

A partir de la reunión, el lead pasa al proceso comercial habitual (fase 5 de la tabla anterior). Así, en la captación por LinkedIn, desglosas las fases 1 a 5 de la tabla en estos seis pasos. En tu plantilla puedes incluir ambas versiones: una general para tener una visión de conjunto y otra detallada para analizar la fase inicial.

Métricas: qué debes medir y cómo hacer los cálculos

A la mayoría de los equipos les bastan cuatro indicadores. Medir más es tentador, pero rara vez se consultan.

1. Cantidad por etapa

¿Cuántas oportunidades hay hoy en cada etapa? Esta foto del momento muestra dónde se atasca el proceso: si hay 40 contactos en conversación, pero solo dos cualificados, normalmente significa que nadie hace la pregunta de cualificación.

2. Tasa de conversión de una etapa a la siguiente

Fórmula:Conversión (etapa A → B) = número de personas que han llegado a B ÷ número de personas que han llegado a A × 100.

Calcúlala siempre para una cohorte, es decir, para todos los contactos que entraron en la etapa A durante el mismo período. De lo contrario, estarías comparando oportunidades de venta de distintos meses.

3. Tiempo de procesamiento

Fórmula:Tiempo de permanencia en una etapa = fecha de entrada en la siguiente etapa − fecha de entrada en esta etapa, promediado entre todos los acuerdos que han salido de la etapa.

La suma de todas las etapas es la duración de tu ciclo desde el primer contacto hasta el cierre. Te indica con cuánta antelación debes planificar: si es largo, la captación de hoy determinará los ingresos de dentro de unos meses.

4. Valor ponderado del pipeline

Fórmula:Valor ponderado del pipeline = suma de (valor del acuerdo × probabilidad de cierre) para todos los acuerdos abiertos.

La probabilidad depende de la etapa. Tú defines los valores y los ajustas en cuanto tengas suficientes ventas cerradas. No hay porcentajes universales para cada etapa.

Ejemplo de cálculo (cifras ficticias)

Las siguientes cifras son ficticias y solo sirven para ilustrar los cálculos con las fórmulas. No son valores de referencia.

De las tres reuniones han surgido tres oportunidades de venta abiertas. Con las probabilidades que has asignado, el resultado es:

• Deal A, fase de reunión: 4.000 € × 20 % = 800 €
• Deal B, etapa de propuesta: 6.000 € × 50 % = 3.000 €
• Deal C, fase de negociación: 2.500 € × 80 % = 2.000 €

Sin ponderar, hay 12.500 € en el pipeline; ponderados, son 5.800 €. Para planificar, usa la segunda cifra. La primera solo muestra el máximo posible.

También puedes calcular a la inversa a partir de las tasas de conversión. Si en este ejemplo ficticio necesitas seis reuniones en lugar de tres, tendrás que contactar aproximadamente al doble de personas, si las tasas se mantienen iguales, o mejorar una de ellas. La tasa de respuesta después de conectar es la que puedes influir más directamente, porque tú escribes los mensajes.

La plantilla de pipeline de ventas que puedes copiar

La plantilla tiene nueve columnas. Cada fila corresponde a una oportunidad de venta o a un contacto. Puedes usarla en Google Sheets, Excel o Numbers y trasladar las columnas directamente como campos a un CRM.

Los nombres y las empresas son ficticios. La fila de encabezados para copiar, separada por punto y coma (pégala en Sheets o Excel y usa «Texto en columnas» para separar por punto y coma):

Lead;Empresa;Etapa;Fuente;Última acción;Próxima acción;Fecha;Valor;Probabilidad

Así las usas:

• Fechaes la fecha de la próxima acción, no de la última. Si ordenas por esa fecha, tendrás tu lista de tareas cada mañana.
• Etapasolo a partir de una lista fija de opciones (menú desplegable o validación de datos); si no, al cabo de tres semanas tendrás «Conversación», «En conversación» y «Conv.» como valores distintos.
• Probabilidadse determina según el nivel. No la fijes para cada operación según tu intuición.
• Valor ponderado:Añade una décima columna (J) con=H2*I2y súmalos con=SUMME(J2:J500).
• Cantidad por etapa: =CONTAR.SI(C:C;"Angebot")cuenta todos los acuerdos en la fase de oferta.

Las fórmulas corresponden a la configuración en alemán. En la configuración en inglés se llaman SUM y COUNTIF, y el separador es una coma.

Higiene del pipeline: mantenimiento semanal

Un pipeline que nadie mantiene se convierte en una lista de deseos al cabo de cuatro semanas. Con una rutina fija, mantenerlo rara vez lleva más de media hora a la semana.

Revisión semanal

Una vez a la semana, siempre el mismo día, revisas cada fila abierta y respondes a tres preguntas: ¿Sigue siendo correcta la etapa? ¿Hay una próxima acción con fecha? ¿Esa fecha ya pasó? A cada fila sin próxima acción le asignas una hoy o la cierras.

Fuera los acuerdos perdidos

Define un tiempo máximo para cada etapa, por ejemplo, tomando tu promedio y añadiendo un margen. Si un contacto supera ese plazo y no ha respondido al último seguimiento acordado, pásalo a «Perdido» e indica el motivo. Puede parecer que renuncias a una venta. En realidad, solo haces que tu previsión de ventas refleje la realidad.

Reglas de seguimiento

Decide de antemano cuántas veces harás seguimiento y con qué intervalo, y respétalo. Nuestra recomendación para LinkedIn: como máximo, uno o dos recordatorios tras un mensaje sin respuesta. Después, no insistas más. Encontrarás ejemplos de mensajes para cada situación enCorreo electrónico de seguimiento y mensaje de LinkedIn: 15 plantillas y cuándo enviarlas.

Hola, Jana. Te escribo para recordarte mi pregunta de la semana pasada. Si ahora no es buen momento para hablar del tema, no pasa nada. Dímelo y no volveré a contactarte al respecto.

Por cierto, una respuesta como «ahora mismo no» también es un resultado. Regístrala, cierra la oportunidad y, si tiene sentido, programa un nuevo seguimiento dentro de unos meses.

Así te ayuda CompLeadly

CompLeadly se encarga de la fase inicial de tu pipeline en LinkedIn y te proporciona los datos correspondientes. Tú gestionas el pipeline en tu hoja de cálculo o en tu CRM.

• Público objetivo en forma de lista:Creas tu público objetivo en CompLeadly a partir de una búsqueda de personas en LinkedIn, una búsqueda en Sales Navigator o, si tienes acceso a Recruiter, de búsquedas en Recruiter. También puedes importar listas. Esta es la primera etapa de tu proceso.
• Visitar perfiles, conectar, mensajes iniciales y seguimientos:Las visitas a perfiles, las solicitudes de contacto con mensaje opcional, el primer mensaje tras la aceptación y los seguimientos se automatizan. Tú estableces un límite diario para cada función. Un mensaje de seguimiento solo se envía cuando tu mensaje anterior lleva sin respuesta el número de días que hayas definido. Si el contacto responde, no se envían más mensajes de seguimiento. Así, CompLeadly aplica tu regla de seguimiento para mantener la cartera de oportunidades al día.
• Smart Chat:Las respuestas se reúnen en una única bandeja de entrada en CompLeadly. Cada respuesta que llega allí es candidata a pasar a la fase «Conversación».
• Recopilador de respuestas de InMail:Clasifica las InMails respondidas, rechazadas y sin respuesta en grupos separados. Marca los rechazos como «Verloren» y usa la lista de InMails sin respuesta para hacer seguimiento (Guía para recopilar respuestas a InMail.)
• Estadísticas por función y semana:Puedes ver semana a semana las solicitudes de conexión, las aceptaciones y las respuestas. Esos son justo los datos que necesitas para calcular las tasas de conversión de las primeras fases (Uso de la función de estadísticas.)
• Exportación de la red:Con la exportación de tu red, sacas tus contactos de LinkedIn y los incorporas a tu tabla de pipeline (Guía para exportar tu red de contactos.)

Para la previsión, existe el servicio gratuitoCalculadora de campañas. Introduces el número de contactos por semana, las tasas de aceptación, respuesta y reuniones, y el valor potencial medio por reunión. La calculadora extrapola los datos a un mes de cuatro semanas y muestra las aceptaciones, las respuestas, las reuniones y el valor del pipeline (reuniones × valor potencial). Introduce tus propias tasas de las estadísticas, no los valores predeterminados. Así sabrás cuántos contactos por semana necesita tu pipeline. Si quieres afinar tu perfil de cliente ideal antes de definir el público objetivo, utiliza elGenerador de ICP.

La página muestra cómo funciona esto en el equipo.para equipos de ventas.

Después de la prueba de 10 días con todas las funciones, puedes seguir usando CompLeadly gratis, pero con las funciones básicas y un límite diario: por ejemplo, 2 solicitudes de conexión, 1 mensaje inicial y 1 mensaje de seguimiento al día, iniciando cada paso por separado. Los flujos de trabajo completos están disponibles a partir del plan Basic. Encontrarás todos los planes en laPágina de precios.

Pipeline en la selección de personal y la búsqueda de empleo

La lógica funciona igual tanto si buscas candidatos para un puesto como si buscas trabajo. Solo cambian los nombres de las etapas.

En reclutamientoSo se ve el proceso de selección de candidatos: público objetivo → contacto establecido → en conversación → interesado → entrevista → oferta → aceptación. Las métricas siguen siendo las mismas: número de personas en cada etapa, tasa de conversión y tiempo de proceso. En lugar del valor de una oportunidad de venta, cuentas las vacantes abiertas. En CompLeadly, defines el público objetivo a partir de una búsqueda de personas en LinkedIn, una búsqueda en Sales Navigator o, si tienes acceso a Recruiter, búsquedas en Recruiter. Después, estableces contacto, inicias la conversación con un mensaje de apertura y haces seguimiento. Smart Chat reúne las respuestas. Más información en la páginapara reclutadores y en Mensajes de reclutamiento en LinkedIn: 10 plantillas para cada fase.

Comobuscando empleoGestionas tu propio proceso de candidaturas: empresas en las que te gustaría trabajar → persona de contacto identificada (reclutador, responsable de contratación o futuro compañero) → contacto establecido → en conversación → candidatura enviada → entrevista → oferta. La plantilla anterior te sirve sin cambios: en «Firma» pones el nombre del empleador y dejas «Wert» vacío. En CompLeadly, creas tu público objetivo mediante la búsqueda de personas, estableces contacto y envías un primer mensaje breve y un mensaje de seguimiento. Los límites diarios del plan gratuito también se aplican aquí. Los errores que debes evitar se explican enCómo evitar errores al buscar empleo en LinkedIn.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un pipeline de ventas y un embudo de ventas?

El pipeline muestra cada oportunidad de venta abierta y su siguiente paso. El embudo muestra cuántos contactos se pierden entre dos etapas durante un periodo determinado. Ambos se basan en los mismos datos.

¿Cuántas etapas debería tener un pipeline de ventas?

Tantas como puedas distinguir mediante un criterio verificable. Para la mayoría de los equipos B2B, eso supone entre seis y nueve etapas. Si captas clientes a través de LinkedIn, conviene dividir con más detalle las primeras etapas hasta la cita.

¿Qué probabilidad de cierre corresponde a cada etapa?

Eso lo decides tú. Empieza con una estimación y sustitúyela por tus propias tasas en cuanto tengas suficientes acuerdos cerrados o perdidos.

¿Me basta con una hoja de cálculo o necesito un CRM?

Para empezar, basta con la plantilla en Sheets o Excel. Un CRM merece la pena cuando varias personas trabajan a la vez en los mismos acuerdos. Después, puedes usar las columnas de la plantilla directamente como campos.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el pipeline?

Haz una revisión fija una vez por semana y consulta a diario las filas cuya fecha vence ese día. Cada oportunidad abierta necesita una próxima acción con fecha.