Comment terminer un mail : formules de politesse pour mails pro et de prospection

En bref : Un e-mail professionnel se termine par une phrase de conclusion, une formule de politesse, ton nom et une signature. « Mit freundlichen Grüßen » (≈ « Cordialement ») est le choix le plus sûr ; « Freundliche Grüße » (≈ « Bien cordialement ») ou « Viele Grüße » (≈ « Bien à vous ») donnent une impression plus moderne. La formule de politesse ne prend pas de virgule et doit être cohérente avec la formule d’appel au début du message. Le tableau montre quelle formule choisir selon la situation.

Les formules de politesse sont des modèles pour tes e-mails à des clients, des candidats ou des employeurs. Les exemples emploient donc le vouvoiement lorsque le contexte professionnel l’exige. Mise à jour : octobre 2026.

La phrase qui précède la formule de politesse, qu’il s’agisse d’une demande de réponse ou d’un remerciement, est un sujet à part. Tu trouveras 20 formulations dans l’article « Je me réjouis de votre retour » : 20 alternatives pour tes e-mails. Ici, nous nous intéressons à ce qui vient ensuite.

Les quatre éléments à la fin d’un e-mail

Pour terminer un e-mail, il ne suffit pas d’ajouter une formule de politesse. La fin comporte quatre éléments, chacun avec son rôle :

1. La phrase de conclusion indique ce qui va suivre : une question, un rendez-vous, un remerciement. C’est la phrase la plus importante de l’e-mail après l’objet.
2. La formule de politesse donne le ton. Elle montre à quel point tu es proche du destinataire, ou souhaites l’être.
3. Le nom figure sur une ligne distincte. Prénom et nom pour un premier contact ; prénom seul si vous vous tutoyez.
4. La signature indique ta fonction, ton entreprise et tes coordonnées. C’est la partie qu’on retrouve plus tard quand on veut t’appeler.

Voici un exemple de fin complète pour un e-mail professionnel :

Seriez-vous disponible pour un court appel jeudi à 10 h ?

Mit freundlichen Grüßen

Anna Berger

Anna Berger
Direction commerciale, Beispiel GmbH
Téléphone 0123 456789

Le nom apparaît ici deux fois : une fois sous la formule de politesse et une fois dans la signature. C’est courant. Si ta signature est configurée pour afficher ton nom directement sous la formule, une seule occurrence suffit.

Les formules de politesse selon leur degré de formalité

Le choix dépend de deux choses : à quel point tu connais le destinataire et comment l’e-mail commence. Pour la correspondance professionnelle, le Duden cite « Mit freundlichen Grüßen », « Mit freundlichem Gruß » et « Freundliche Grüße ». Il mentionne « Mit verbindlichen Grüßen » comme variante plus formelle, et « Beste Grüße », « Mit den besten Grüßen », « Mit herzlichem Gruß » et « Herzlichst » comme formes plus décontractées (Duden, Die Grußformel in Brief und E-Mail, consulté le 7 octobre 2026).

Formel : pour un premier contact

• Mit freundlichen Grüßen est la formule avec laquelle tu ne prends aucun risque. Elle est standard pour les candidatures, les offres et les premiers messages à un service achats.
• Mit freundlichem Gruß est la version au singulier de la même formule. Elle est un peu plus concise, mais tout aussi correcte.
• Mit verbindlichen Grüßen (≈ « Salutations distinguées ») évoque les contrats et les engagements. Utilise-la pour une confirmation, une réclamation ou un accord-cadre.
• Hochachtungsvoll (≈ « Je vous prie d’agréer l’expression de ma haute considération ») a sa place dans un courrier adressé à un tribunal ou dans un échange très formel. Dans un e-mail commercial, elle paraît désuète.

Neutre : pour les échanges réguliers

• Freundliche Grüße est la version moderne de la formule standard. Elle convient aussi à un premier contact si la communication est plutôt décontractée dans ton secteur.
• Beste Grüße (≈ « Meilleures salutations ») est très répandue dans les échanges professionnels. Elle marque le respect sans paraître rigide.
• Viele Grüße est une formule adaptée au troisième ou au quatrième e-mail d’un échange. Dans un premier message à une personne inconnue, elle peut sembler trop désinvolte.

Chaleureux : quand vous vous connaissez

• Herzliche Grüße (≈ « Chaleureusement ») convient après une bonne conversation, un rendez-vous ou dans les échanges avec des clients de longue date.
• Herzlichst (≈ « Très chaleureusement ») est la formule chaleureuse la plus courte et paraît personnelle. Utilise-la avec parcimonie pour qu’elle garde son effet.
• Liebe Grüße (≈ « Amitiés ») reste une formule privée. Au travail, ne l’utilise que si ton interlocuteur l’a employée en premier.

Avec une référence : salutations depuis un lieu ou à l’occasion d’un événement

Un ajout rend la formule plus personnelle. « Freundliche Grüße aus Hamburg » fonctionne si le lieu a un sens pour le destinataire, par exemple si vous êtes dans la même ville ou si tu l’y as rencontré lors d’un salon. « Sonnige Grüße » ou « Grüße zum Wochenende » sont des formules décontractées qui conviennent aux contacts avec lesquels tu as déjà échangé plusieurs fois. Une référence à une occasion particulière ne fonctionne que si elle est d’actualité : « Frohe Ostern » dans un e-mail lu deux semaines après Pâques fait plus de mal que de bien.

Ponctuation et orthographe

C’est ici que se produisent la plupart des erreurs, et elles sautent aux yeux.

Pas de virgule après la formule de politesse. Les règles officielles du Conseil de l’orthographe allemande précisent que la formule de politesse finale ne prend généralement pas de signe de ponctuation. Le nom suit à la ligne (Amtliches Regelwerk, Fassung 2024, p. 124, consulté le 7 octobre 2026). Il faut donc écrire :

Mit freundlichen Grüßen
Anna Berger

et non « Mit freundlichen Grüßen, ». La virgule vient de l’anglais, où « Best regards, » s’écrit couramment avec une virgule.

Pas de point ni de point d’exclamation non plus. « Viele Grüße! » donne une impression d’agitation dans un e-mail professionnel.

Majuscules. Mets une majuscule au premier mot de la formule et une minuscule à l’adjectif qui suit : « Mit freundlichen Grüßen », « Beste Grüße ». Seule exception : quand la formule de politesse fait partie d’une phrase, comme dans « … und verbleibe mit freundlichen Grüßen ». Cette forme est correcte, mais paraît vieillie.

Suisse et Liechtenstein. En Suisse, on peut toujours écrire « ss » à la place de « ß », par exemple « Freundliche Grüsse » (Amtliches Regelwerk 2024, § 25 E2). Si tu écris à des partenaires commerciaux en Suisse, adopte cette graphie. La formule d’appel y est aussi généralement dépourvue de virgule, et le premier mot de la ligne suivante prend une majuscule (Amtliches Regelwerk 2024, p. 124).

Pas de raccourcis. « MfG » ou « LG » te font gagner trois secondes, mais indiquent au destinataire qu’il ne valait pas ces trois secondes à tes yeux. Dans un e-mail de prospection, ce n’est pas l’impression à donner.

Ligne vide. Laisse une ligne vide entre la phrase de conclusion et la formule de politesse. Elle sépare visuellement le contenu de la formule de politesse.

La formule de politesse doit correspondre à la formule d’appel

Le début et la fin d’un e-mail doivent être cohérents. Si tu commences par « Sehr geehrte Frau Berger » (≈ « Madame Berger, ») et termines par « Liebe Grüße », tu envoies deux signaux contradictoires. La règle à retenir : adopte le même ton dans la formule d’appel et la formule de clôture.

Au fil des échanges, le ton peut devenir plus décontracté, mais uniquement dans ce sens et seulement si ton interlocuteur suit. Si une cliente répond à ton « Mit freundlichen Grüßen » par « Viele Grüße », tu peux aussi passer à « Viele Grüße » dans ton prochain e-mail. En revanche, ne reviens jamais à une formule plus formelle : cela donne l’impression d’un froid.

Comment terminer un e-mail de prospection

En prospection à froid, la conclusion de ton e-mail peut faire la différence entre une réponse et le silence. Le destinataire ne te connaît pas, il n’attendait pas ton e-mail et il cherche une raison de le supprimer. Trois règles pour terminer un e-mail de prospection :

Une question à laquelle on peut répondre en une ligne. « Est-ce un sujet pour vous ? » ou « Jeudi à 10 h pour 15 minutes, cela vous convient-il ? » : il est facile de répondre à ces questions. « J’attends votre retour avec intérêt », beaucoup moins, car on ne sait pas sur quoi répondre.

Une formule de salutation formelle, sans être guindée. Pour un premier contact en B2B, « Freundliche Grüße » ou « Beste Grüße » sont de bons choix. « Mit freundlichen Grüßen » est correct, mais « Herzliche Grüße » adressé à un inconnu paraît trop familier.

Une signature qui inspire confiance. Nom complet, fonction, entreprise, numéro de téléphone et un lien au maximum. Sur mobile, les bannières colorées, les logos multiples et les citations ajoutent l’équivalent d’un écran entier à l’e-mail.

Une formule de conclusion pour le premier e-mail de prospection :

Beaucoup de vos clients passent désormais commande via le portail. Un court échange sur la façon dont d’autres distributeurs automatisent le réapprovisionnement vous intéresserait-il ?

Freundliche Grüße
Anna Berger

Et pour l’e-mail de relance une semaine plus tard :

Je reviens brièvement sur mon e-mail du 14 octobre. Le réapprovisionnement via le portail est-il un sujet pour vous en ce moment, ou préférez-vous que je vous recontacte au printemps ?

Beste Grüße
Anna Berger

Comment structurer tout l’e-mail de prospection à froid, de l’objet jusqu’à la relance, c’est ce que montre l’article Prospection par e-mail à froid : structure, 8 modèles et relances. Pour les relances, il existe des modèles dédiés avec des délais en E-mail de relance et message LinkedIn : 15 modèles.

Exemples pour la vente, le recrutement et la recherche d’emploi

Dans les trois cas, le choix de la formule de politesse repose sur la même question : quelle est ma relation avec le destinataire, et quel résultat est-ce que je veux obtenir ensuite ? C’est la phrase de conclusion qui change.

Vente : après l’envoi de l’offre

L’offre est valable jusqu’au 15 novembre. Si vous avez des questions sur les licences d’ici là, n’hésitez pas à m’appeler directement.

Mit freundlichen Grüßen
Anna Berger

Après le premier rendez-vous, une fois que vous avez déjà échangé :

Merci pour cet échange franc aujourd’hui. Je vous enverrai les documents pour la mise en place d’ici vendredi.

Herzliche Grüße
Anna Berger

Recrutement : contacter des candidats

Votre profil correspond bien à notre poste de responsable d’équipe logistique. Auriez-vous 20 minutes la semaine prochaine pour un premier échange sans engagement ?

Beste Grüße
Jonas Weber
Talent Acquisition, Beispiel AG

Pour les candidats, « Beste Grüße » passe souvent mieux que « Mit freundlichen Grüßen ». Cet e-mail est une invitation, pas une notification officielle. Comment formuler ton premier message aux candidats sur LinkedIn, c’est ce que montre Recrutement sur LinkedIn : modèles de messages.

Recherche d’emploi : candidature et candidature spontanée

Je serais ravi(e) de recevoir une invitation à un entretien personnel.

Mit freundlichen Grüßen
Lena Schmidt

Dans une candidature, « Mit freundlichen Grüßen » reste le choix le plus sûr, même si l’offre d’emploi te tutoie. Si tu écris directement à un responsable du recrutement sans répondre à une annonce, tu peux choisir une formule de politesse un peu plus personnelle :

J’ai lu votre article sur le nouveau site de Leipzig. Si vous cherchez à renforcer votre équipe de contrôle de gestion sur place, j’aimerais me présenter brièvement.

Freundliche Grüße
Lena Schmidt

Tu trouveras les erreurs courantes de la recherche d’emploi sur LinkedIn dans Recherche d’emploi sur LinkedIn : les dix erreurs.

Les erreurs qui gâchent la conclusion

• Deux formules de salutation. « Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen. Beste Grüße, Anna » (≈ « Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer mes salutations. Meilleures salutations, Anna ») : cela fait une formule de politesse de trop. Choisis-en une seule.
• La formule de salutation réduite à une liste de phrases toutes faites. « Vielen Dank im Voraus, bleiben Sie gesund und haben Sie ein schönes Wochenende. Mit freundlichen Grüßen » (≈ « Merci d’avance, prenez soin de vous et bon week-end. Cordialement ») dilue la seule question qui comptait.
• « Danke im Voraus » (≈ « Merci d’avance ») avant une demande que personne n’a encore satisfaite. Cela met ton destinataire sous pression. Remercie-le plutôt quand il aura répondu.
• Un ton différent de celui utilisé pour s’adresser au lecteur. Voir le tableau ci-dessus.
• Une signature plus longue que l’e-mail. Indique ton nom, ta fonction, ton entreprise et tes coordonnées. Évite les bannières publicitaires et les citations.
• Aucun nom sous la formule de salutation. Un e-mail qui se termine par « Viele Grüße » et n’affiche ensuite qu’une signature sous forme d’image donne l’impression d’avoir été généré automatiquement. Saisis le prénom à la main.
• La formule de salutation dans la réponse n’a pas été adaptée. Au cinquième échange d’e-mails avec la même personne, « Mit freundlichen Grüßen » paraît distant. Dès que ton interlocuteur adopte un ton plus décontracté, tu peux faire de même.

Terminer un e-mail en anglais : les formules de fin en un coup d’œil

Pour les clients internationaux, tu as besoin de l’équivalent anglais. La logique est la même, seule la ponctuation change : en anglais, la formule de politesse est suivie d’une virgule.

Pour un premier contact en anglais, « Kind regards » ou « Best regards » sont des choix sûrs. Réserve « Cheers » aux échanges avec des personnes que tu connais.

La même chose dans un message LinkedIn

Sur LinkedIn, il n’y a pas de formule de politesse au sens classique. Le message s’inscrit dans une conversation, et les deux personnes voient la photo de profil, le nom et le poste au-dessus. Terminer un message par « Mit freundlichen Grüßen, Anna Berger » donne donc l’impression que quelqu’un a copié une lettre dans une messagerie.

Pour les demandes de connexion, une limite stricte s’ajoute : la note personnelle ne peut pas dépasser 200 caractères et, sans Premium, tu ne peux ajouter une note qu’à trois demandes par mois au maximum (Aide LinkedIn, personnaliser les invitations à se connecter, consulté le 7 octobre 2026). Chaque caractère consacré à une formule de politesse réduit d’autant l’espace disponible pour le contenu.

La règle sur LinkedIn : la question finale remplace la formule de politesse. Tu peux ajouter une courte salutation avec le prénom si elle sonne naturel. Voici des exemples, avec à chaque fois une fin d’e-mail et sa version LinkedIn :

Vente, premier contact

E-mail :

Un court échange à ce sujet vous intéresserait-il ?

Freundliche Grüße
Anna Berger

LinkedIn :

Est-ce que c’est un sujet d’actualité pour vous en ce moment, Thomas ?

Vente, relances

E-mail :

Je reviens rapidement sur mon e-mail du 14 octobre. Le sujet est-il toujours d’actualité ?

Beste Grüße
Anna Berger

LinkedIn :

Petite question, Thomas : le sujet ne t’intéresse pas en ce moment, ou tu préfères que je te recontacte au printemps ?

recrutement

E-mail :

Auriez-vous 20 minutes la semaine prochaine pour un premier échange ?

Beste Grüße
Jonas Weber

LinkedIn :

Auriez-vous 20 minutes la semaine prochaine pour un premier échange ? Viele Grüße, Jonas

Dans le recrutement, beaucoup continuent à utiliser le vouvoiement, même sur LinkedIn. Tu peux alors garder une courte formule de salutation avec le prénom : elle rend le message plus personnel sans prendre de place.

Recherche d’emploi

E-mail :

Si vous cherchez du renfort en contrôle de gestion, j’aimerais me présenter brièvement.

Freundliche Grüße
Lena Schmidt

LinkedIn :

J’ai lu votre article sur le site de Leipzig. Vous cherchez du renfort en contrôle de gestion là-bas ? J’aimerais me présenter brièvement.

Après l’acceptation d’une demande de connexion

Merci pour la mise en relation, Thomas ! Quel est votre principal enjeu en ce moment côté achats ?

Tu trouveras d’autres formulations pour ce premier message dans Merci pour la mise en relation : messages pour LinkedIn. Quand passer de LinkedIn à l’e-mail et comment le ton change à ce moment-là, c’est ce que montre Combiner LinkedIn et l’e-mail.

Avec CompLeadly : la même conclusion pour de nombreux contacts

Quand tu contactes beaucoup de personnes sur LinkedIn, tu ne réécris pas la fin de chaque message. Dans CompLeadly, tu enregistres un message comme modèle et tu y insères des champs comme le prénom ou l’entreprise, pour que la question finale reste personnelle. Tu peux définir ton public cible à partir d’une recherche de personnes, d’une recherche Sales Navigator ou, si tu disposes de ta propre licence Recruiter, d’une recherche Recruiter. Le premier message est envoyé aux nouveaux contacts après qu’ils ont accepté ta demande de connexion. Un message de suivi n’est envoyé que si le précédent est resté sans réponse pendant le nombre de jours que tu as défini. Si le contact répond, aucun autre message de suivi n’est envoyé et tu vois sa réponse dans Smartchat. C’est toi qui rédiges le texte et la question finale. Les offres et les prix figurent sur la Page des tarifs, le déroulement pour les recruteurs est présenté par le Cas d’usage : recrutement.

Avant d’envoyer ton message, utilise le vérificateur de messages gratuit pour voir s’il est trop long ou trop formel.

Ouvrir l’outil : Nachrichten-Check

Checklist : comment conclure ton prochain e-mail

1. Juste avant la formule de politesse, y a-t-il exactement une question ou une prochaine étape claire ?
2. La formule de politesse est-elle cohérente avec la formule d’appel au début de l’e-mail ?
3. Il n’y a pas de virgule après la formule de salutation ?
4. La formule est-elle écrite en toutes lettres, sans « MfG » ni « LG » ?
5. Ton nom figure-t-il sous la formule de politesse, et ta signature est-elle courte ?
6. Tu écris à quelqu’un en Suisse ? Alors utilise « Grüsse » avec deux s.
7. Sur LinkedIn : as-tu remplacé la formule de politesse par une question ?