Formule d’appel dans un e-mail : correcte, moderne, sans faux pas

En bref : Si tu connais le nom de la personne, utilise-le : « Sehr geehrte Frau Berger, » pour un premier contact formel, « Guten Tag Frau Berger, » pour un ton plus moderne, « Hallo Anna, » si vous vous tutoyez. « Sehr geehrte Damen und Herren » reste une solution de dernier recours. La formule d’appel est suivie d’une virgule et la première phrase commence par une minuscule. Le tableau montre quelle formule choisir selon la situation.

Ces formules d’appel sont des modèles pour tes e-mails à des clients, des candidats ou des employeurs. Les exemples utilisent donc le vouvoiement lorsque l’e-mail professionnel l’exige. Mise à jour : octobre 2026.

La formule d’appel détermine si l’e-mail semble écrit par une personne ou ressemble à un envoi groupé. Deux autres articles traitent de la fin de l’e-mail, à savoir la phrase de conclusion et la formule de politesse : « Je me réjouis de votre retour » : 20 alternatives pour tes e-mails et Comment terminer un mail : formules de politesse pour mails pro et de prospection. Ici, il est uniquement question du début.

Trois questions avant de choisir la formule d’appel

Trois questions suffisent presque à trouver la bonne formule.

1. Connais-tu le nom de la personne ? Sinon, cherche-le. Deux minutes sur la page de l’équipe ou sur LinkedIn peuvent transformer un e-mail générique en message personnel.
2. Quelle est votre relation ? Un premier contact, un projet en cours ou des années de collaboration appellent des formules différentes.
3. Comment écrit ton interlocuteur ? Le meilleur modèle est son dernier e-mail.

Si tu connais le nom

Sehr geehrte Frau Berger, / Sehr geehrter Herr Weber, est la formule d’appel la plus formelle encore couramment utilisée. Elle est habituelle pour les candidatures, les propositions commerciales, les réclamations et les courriers adressés à l’administration. Fais attention à la terminaison : « geehrte » pour une femme, « geehrter » pour un homme. Un r mal placé se remarque immédiatement.

Guten Tag Frau Berger, est la formule moderne. Elle est polie sans paraître administrative. Nous la recommandons pour un premier e-mail de prospection.

Hallo Frau Berger, convient dès que vous avez commencé à échanger. Elle peut sembler trop familière pour un premier contact avec une direction, mais convient aussi dans ce cas aux startups et aux agences.

Liebe Frau Berger, est chaleureuse tout en conservant le vouvoiement. Avec une personne inconnue, elle peut paraître trop familière.

Hallo Anna, / Liebe Anna, s’utilise quand le tutoiement est de mise. Tu n’emploies le prénom que si vous vous tutoyez ou si ton interlocuteur signe lui-même de son prénom.

Si tu ne connais pas le nom

« Sehr geehrte Damen und Herren » est correct, mais cette formule dit au destinataire : je ne sais pas qui tu es. En prospection, c’est le pire point de départ. Cherche donc d’abord le nom sur la page de l’équipe, dans les mentions légales ou sur LinkedIn.

Si tu ne trouves personne, il existe de meilleures solutions que « Sehr geehrte Damen und Herren » :

• Guten Tag, sans nom. C’est court, poli et ne prétend pas que l’e-mail est personnel.
• Sehr geehrtes Team der Beispiel GmbH, si tu écris à une adresse e-mail collective.
• Liebes Vertriebsteam, si tu connais le service, mais pas le nom d’une personne.
• Hallo zusammen, si tu écris à plusieurs personnes avec lesquelles tu as déjà été en contact.

Pour une candidature sans interlocuteur identifié, « Sehr geehrte Damen und Herren » reste courant. Demander qui est responsable du recrutement reste toutefois préférable.

Titres : docteur et professeur

Les titres ont leur place dans la formule d’appel tant que vous vous vouvoyez. Pour le titre de docteur dans une lettre, le Duden donne « Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt » et, en toutes lettres, « Sehr geehrte Frau Doktorin » (Duden, Doktor, consulté le 8 octobre 2026). Dans un e-mail, la forme abrégée suivie du nom de famille est courante :

Guten Tag Frau Dr. Schmidt,

Pour le titre de professeur, c’est différent : dans la formule d’appel, il s’écrit toujours en toutes lettres, « Sehr geehrte Frau Professorin Kaminski » ou « Sehr geehrter Herr Professor Kaminski ». Il n’est abrégé que dans l’adresse, c’est-à-dire dans le bloc d’adresse d’une lettre (Duden, Professorinnen und Professoren anschreiben oder anreden, consulté le 8 octobre 2026).

Trois règles pratiques :

• Utilise le titre le plus élevé. Si une personne est Prof. Dr., « Herr Professor Kaminski » suffit dans la formule d’appel.
• Omet les titres si ton interlocuteur le fait. Si le responsable du recrutement signe « Thomas Weber » sans Dr., écris « Guten Tag Herr Weber » dans ton prochain e-mail.
• Avec le tutoiement, tous les titres disparaissent. On n’écrit pas « Hallo Dr. Anna ».

Plusieurs destinataires

Pour deux ou trois destinataires, adresse-toi à chacun individuellement, avec une formule d’appel distincte :

Sehr geehrte Frau Berger, sehr geehrter Herr Weber,

La deuxième formule commence par une minuscule, car elle suit une virgule. Si la hiérarchie est claire, cite d’abord la personne la plus haut placée. À partir de quatre destinataires, écris « Guten Tag zusammen, » ou « Liebes Projektteam, ». Il n’est pas nécessaire de s’adresser séparément aux personnes en copie.

Formules d’appel neutres du point de vue du genre

Un prénom ne permet pas toujours de savoir comment une personne souhaite être appelée, et tout le monde ne souhaite pas qu’on utilise Madame ou Monsieur. Le guide du Duden recommande d’abord de demander à la personne quelle formule elle préfère, lorsque c’est possible. Sinon, il propose d’utiliser le prénom et le nom, par exemple « Guten Tag, Silke Segler », et, pour les groupes, des formules neutres comme « Liebe Lehrkräfte » ou « Sehr geehrte Anwesende » (Duden, Geschlechtsneutrale Anrede in E-Mails, consulté le 8 octobre 2026).

Pour tes e-mails, cela signifie :

• Un doute sur le prénom ? « Guten Tag Kim Berger, » convient toujours.
• Plusieurs personnes ? Écris « Guten Tag zusammen, » ou « Liebes Team, » plutôt que « Sehr geehrte Damen und Herren ».
• Lis la signature de ton interlocuteur. Si elle indique une formule d’appel ou un pronom, reprends-le.

Pas besoin d’astérisque ni de deux-points dans la formule d’appel adressée à une personne.

Tutoiement ou vouvoiement

Dans le monde des affaires, le vouvoiement est la norme lors d’un premier contact, sauf dans les startups, les agences et sur LinkedIn. Trois règles :

1. Adapte-toi à ton interlocuteur. Si quelqu’un te tutoie, tu peux le tutoyer en retour. S’il te vouvoie, continue à le vouvoyer.
2. C’est à la personne la plus âgée, la plus haut placée ou au client de proposer le tutoiement. Dans la vente, il s’agit donc le plus souvent du côté client.
3. Ne reviens jamais en arrière. Une fois que tu as tutoyé quelqu’un, tu ne reviens pas au vouvoiement. Cela donne l’impression que quelque chose ne va pas.

Concernant la graphie : en allemand, « Sie » et « Ihr », utilisés pour s’adresser poliment à quelqu’un, prennent toujours une majuscule. « du » et « dein » s’écrivent avec une minuscule, mais tu peux aussi mettre une majuscule dans les lettres et les e-mails (Règles officielles 2024, § 65 et § 66, p. 101, consulté le 8 octobre 2026). Choisis une forme et utilise-la tout au long de l’e-mail.

Virgule, minuscule et point d’exclamation

C’est là que se produisent les erreurs que tout le monde voit.

Après la formule d’appel, mets une virgule, puis continue avec une minuscule. Le règlement officiel l’illustre avec l’exemple « Sehr geehrte Frau Schröder, entsprechend unserer telefonischen Vereinbarung … » (§ 53 (3), p. 81). La première phrase de l’e-mail commence donc par une minuscule, sauf si le premier mot est un nom ou le pronom de politesse « Sie » :

Guten Tag Frau Berger,

vielen Dank für das Gespräch am Dienstag.

Les points d’exclamation sont rares. Les règles d’orthographe mentionnent « Lieber Klaus! » suivi d’une majuscule au début de la ligne suivante comme une forme rare (Amtliches Regelwerk 2024, remarque p. 124). Dans un e-mail professionnel, le point d’exclamation donne un ton trop appuyé. Garde la virgule.

En Suisse et au Liechtenstein, la formule d’appel ne se termine généralement par aucun signe de ponctuation, et la ligne suivante commence par une majuscule (ibid.). Si tu écris à cette personne, reprends cette forme.

Faut-il une virgule après « Hallo » et « Guten Tag » ? Selon les règles de ponctuation, on sépare la formule d’appel par une virgule : à strictement parler, il faudrait donc écrire « Hallo, Anna, ». Mais le Duden précise que, dans les lettres et les e-mails, une formule d’appel courte peut aussi s’écrire sans cette virgule (Duden, Anrede mit Hallo, consulté le 8 octobre 2026). « Hallo Anna, » est la formule habituelle dans les e-mails ; avec « Guten Tag Frau Berger, », tu rencontreras les deux formes.

Ligne vide après la formule d’appel. Elle rend l’e-mail plus facile à lire sur mobile.

La formule d’appel et la formule de politesse vont de pair.

« Sehr geehrte Frau Berger » et « Liebe Grüße » ne vont pas ensemble. La formule de politesse doit être aussi formelle que la formule d’appel. Le tableau qui associe chaque formule d’appel à une formule de politesse figure dans l’article Terminer l’e-mail.

Comment prendre contact dans la vente, le recrutement et la recherche d’emploi

Les règles sont les mêmes partout. Ce qui change, c’est le ton que ton interlocuteur attend.

Vente : la première phrase fait la différence

En prospection à froid, le destinataire se fait une idée dès la formule d’appel et la première phrase. Un nom et une référence concrète l’incitent à poursuivre sa lecture :

Guten Tag Frau Berger,

in Ihrem Beitrag zum neuen Lager in Erfurt schreiben Sie, dass Sie ab März im Zweischichtbetrieb starten.

Comment structurer un e-mail de prospection, de l’objet à la relance, c’est ce que montre Prospection par e-mail à froid : structure, 8 modèles et relances. Pour la ligne précédente, il y a 40 exemples dans Rédiger un objet d’e-mail.

Recrutement : parler aux candidats comme à des personnes

Les candidats reçoivent beaucoup de messages qui se ressemblent. Utiliser leur nom et faire référence à leur parcours, c’est le minimum :

Guten Tag Frau Schmidt,

Ihr Wechsel ins Controlling bei der Beispiel AG passt genau zu der Stelle, die wir gerade besetzen.

Dans le secteur de la tech et des startups, le tutoiement est aussi courant dans le recrutement. Vérifie d’abord comment la candidate s’exprime sur son profil.

Candidature : mieux vaut adopter un ton légèrement plus formel

Pour une candidature, « Sehr geehrte Frau Berger, » reste le choix le plus sûr, même si l’offre d’emploi te tutoie. Si tu écris directement à un responsable du recrutement sans répondre à une annonce, « Guten Tag Herr Weber, » convient. Les erreurs fréquentes dans la recherche d’emploi figurent dans 10 erreurs fréquentes sur LinkedIn dans la recherche d’emploi.

Formules d’appel dans les e-mails en anglais

Pour les contacts internationaux, la logique reste la même, mais les mots changent :

En anglais, la première ligne après la formule d’appel commence par une majuscule, et l’usage du prénom s’impose plus rapidement.

La même chose dans un message LinkedIn

Sur LinkedIn, le message apparaît dans une conversation, pas dans une lettre. « Sehr geehrte Frau Berger » y sonne comme un formulaire. La formule d’appel habituelle est « Hallo » suivi du nom : selon le ton, avec le prénom ou avec « Frau » et le nom de famille.

Dans une demande de connexion, chaque caractère compte : la note personnelle est limitée à 200 caractères et, sans Premium, tu ne peux ajouter une note qu’à trois demandes par mois au maximum (Aide LinkedIn, personnaliser les invitations à se connecter, consulté le 8 octobre 2026). Une longue formule de salutation prend la place dont tu as besoin pour expliquer pourquoi tu prends contact.

Exemples, avec à chaque fois le début de l’e-mail et la version LinkedIn :

Note de connexion, vente

E-mail :

Guten Tag Herr Weber,

Ihr Vortrag auf der LogiMAT zur Kommissionierung ist mir hängen geblieben.

LinkedIn :

Hallo Herr Weber, Ihr Vortrag auf der LogiMAT zur Kommissionierung ist mir hängen geblieben. Ich würde mich gern vernetzen.

Premier message après l’acceptation

Hallo Thomas, danke fürs Vernetzen! Was beschäftigt euch im Einkauf gerade am meisten?

Tu n’utilises le tutoiement ici que si Thomas tutoie lui-même. Sinon, tu conserves « Hallo Herr Weber ».

Recruteur à une candidate

E-mail :

Guten Tag Frau Schmidt,

Ihr Wechsel ins Controlling passt gut zu einer Stelle, die wir besetzen.

LinkedIn :

Hallo Frau Schmidt, Ihr Wechsel ins Controlling passt gut zu einer Stelle, die wir besetzen. Hätten Sie nächste Woche 20 Minuten?

Des candidats aux responsables du recrutement

E-mail :

Sehr geehrter Herr Dr. Weber,

ich habe Ihren Beitrag zum neuen Standort in Leipzig gelesen.

LinkedIn :

Hallo Herr Dr. Weber, ich habe Ihren Beitrag zum Standort Leipzig gelesen. Suchen Sie dort Verstärkung im Controlling?

La règle : « Hallo » plutôt que « Sehr geehrte ». Conserve les titres et le vouvoiement tant que ton interlocuteur ne te tutoie pas. Tu trouveras d’autres formulations dans Modèles de demandes de connexion sur LinkedIn et Merci pour la mise en relation sur LinkedIn. Pour les recruteurs, il existe des modèles spécifiques dans Messages de recrutement sur LinkedIn. Le moment où tu passes du chat à l’e-mail montre Combiner LinkedIn et l’e-mail.

Avec CompLeadly : la bonne formule d’appel pour chaque contact

Quand tu contactes beaucoup de personnes, tu ne retapes pas la formule d’appel à chaque fois. Dans les messages de CompLeadly, tu utilises des variables : prénom, nom et titre de docteur, qui apparaît sous la forme « Dr. » si le contact le porte. Les offres payantes ajoutent la civilité « Herr » ou « Frau ». Avec Premium Plus, CompLeadly détermine à partir des échanges précédents si vous vous tutoyez ou vous vouvoyez, puis insère « Du » ou « Sie ».

Un conseil pratique : la variable de civilité insère uniquement « Herr » ou « Frau ». Avec « Sehr geehrte », la terminaison devrait aussi changer. Utilise donc « Hallo Frau Berger » ou « Guten Tag Herr Weber » comme modèles : ces formules n’ont pas besoin de terminaison.

Tu peux constituer ton groupe de contacts à partir d’une recherche de personnes, d’une recherche Sales Navigator ou, si tu possèdes une licence Recruiter, d’une recherche Recruiter. Le premier message part après l’acceptation de ta demande de connexion. Les relances s’arrêtent dès que le contact répond. C’est toi qui rédiges le texte. Les offres et les tarifs figurent sur la Page des tarifs, le déroulement pour les recruteurs est présenté par le Cas d’usage : recrutement.

Avant d’envoyer ton message, utilise le vérificateur de messages gratuit pour voir s’il est trop long ou trop formel.

Ouvrir l’outil : Nachrichten-Check

Liste de vérification pour ta prochaine formule d’appel

1. As-tu cherché le nom de la personne avant d’écrire « Sehr geehrte Damen und Herren » ?
2. La terminaison est-elle correcte : « geehrte » pour une femme, « geehrter » pour un homme ?
3. Le titre de docteur est-il abrégé et celui de professeur écrit en toutes lettres ?
4. Y a-t-il une virgule après la formule d’appel, et la première phrase commence-t-elle par une minuscule ?
5. La formule d’appel correspond-elle au ton de ton interlocuteur et à la formule de politesse finale ?
6. Tu écris en Suisse ? Dans ce cas, pas de virgule et une majuscule ensuite.
7. Sur LinkedIn : « Hallo » plutôt que « Sehr geehrte » ?